Zaproszenie do składania ofert cenowych z ofertą współpracy w zakresie zapewnienia obsługi gastronomicznej podczas imprezy plenerowej pod nazwą VIII Rodzinny Piknik Lotniczy „Pod Niebem Świętej Warmii”

Zaproszenie do składania ofert cenowych

Fotowoltaika Gryźliny Sp. z o.o., Gryźliny 64, 11-034 Stawiguda, zwana dalej Organizatorem, zwraca się do Państwa z ofertą współpracy w zakresie zapewnienia obsługi gastronomicznej podczas imprezy plenerowej pod nazwą VIII Rodzinny Piknik Lotniczy „Pod Niebem Świętej Warmii”, która odbędzie się w dniu 10 lipca 2022 roku na terenie lądowiska w Gryźlinach, zwanej dalej „Piknikiem 2022”

1. Przedmiot oferty:

1. Prawo do plenerowej sprzedaży produktów gastronomicznych na terenie lądowiska w Gryźlinach w ramach „Pikniku 2022”, w miejscach uprzednio uzgodnionych przez strony na zasadach wyłączności. Wyłączność nie dotyczy jednak sprzedaży takich artykułów jak: wata cukrowa, popcorn, kukurydza, orzeszki, chipsy, lody gałkowe, lody z automatu, wypieki regionalne, ciasta domowe, soki, napoje, napoje powyżej 4,5% alkoholu, nalewki regionalne itp. 
2. Prawo do plenerowej sprzedaży piwa na terenie lądowiska w Gryźlinach w ramach „Pikniku 2022”, w miejscach uprzednio uzgodnionych przez strony na zasadach wyłączności.

2. Wykonawca zobowiązany jest w ramach współpracy do:

1. Uzyskania zezwolenia na plenerową sprzedaż piwa („Piknik 2022” jest imprezą masową).
2. Bieżącego utrzymywania czystości w granicach swojego obszaru wyłączności, a w szczególności do wystawienia wokół swoich stanowisk gastronomicznych i punktów piwnych (ogródków piwnych) koszy z workami na śmieci w ilości zapewniającej utrzymanie porządku.
3. Zapewnienia osób, które na bieżąco będą opróżniać śmieci wokół punktów przeznaczonych do konsumpcji.
4. Zwrotu terenu w stanie uprzątniętym po zakończeniu „Pikniku 2022”, a w szczególności Wykonawca zobowiązuje się do pozostawienia terenu, na którym prowadził działalność gastronomiczną podczas „ Pikniku 2022”  w stanie nie gorszym niż  przed przystąpieniem Wykonawcy do instalacji swoich stoisk gastronomicznych na obszarze „Pikniku 2022”. Dotyczy to przede wszystkim usunięcia śmieci do kontenerów, które będą usytuowane na terenie lądowiska. Niezastosowanie się do tego zapisu skutkować będzie karą umowną określoną w umowie pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.
5. Pokrycia wszelkich kosztów finansowych związanych ze swoją działalnością podczas trwania „Pikniku 2022” oraz pokrycia roszczeń finansowych osób trzecich związanych z działalnością Wykonawcy.

3. Dodatkowe zobowiązania Wykonawcy: 

W zamian za prawo do czynności określonych w przedmiocie oferty, Wykonawca zobowiązuje się również do:

1. Zapewnienia i rozstawienia tzw. namiotu VIP o wymiarach minimum 10m x 6m, wyposażonego w stoły i ławki.
2. Przygotowania menu degustacyjnego dla 60 osób,
3. Przygotowania stołów obrusów, dekoracji, posprzątania po zakończeniu całego wydarzenia (w zakresie dotyczącym cateringu),
4. Zapewnienia własnych naczyń (termosów, podgrzewaczy, filiżanek, spodeczków, szklanek, sztućców, cukiernic, talerzy itp.) zgodnie z wymaganiami menu,
5. Zamawiający dopuszcza możliwości użycia naczyń jednorazowych,
6. Zapewnienie koszy na śmieci umożliwiających ich segregację,
7. Organizacji bufetu kawowego,
8. kawa czarna herbata czarna tradycyjna, zielona, owocowa 
9. dodatki: mleko lub śmietanka w płynie, cukier, 
10. woda mineralna niegazowana i gazowana w butelkach lub szklanym dzbanku nieograniczony dostęp, uzupełniana na bieżąco,
11. sok owocowy 100% jabłkowy (min. 0,25l/osobę),
12. ciasta i ciastka kruche,
13. kanapki z chleba pełnoziarnistego – mix kanapek, w tym 30% WEGE, minimum 3 sztuki na osobę – propozycja menu dostawcy,

1. Zapewnienie bieżącej obsługi namiotu VIP (minimum 1 osoba),
2. Organizacja lunchu o określonej godzinie

– menu do ustalenia z wykonawcą w tym lunch w formie grilla np. karkówka, kiełbasa, kaszanka, pierś z kurczaka itp. oraz 2 rodzaje surówek– propozycja menu dostawcy,

• pieczywo (chleb, bułki) musztarda, ketchup, ogórek małosolny itp. 

1.  Dla uczestników programu pokazów lotniczych 40 osób (jednodaniowy posiłek – ziemniaki, mięso, surówka) wydawane na talon.

4. Warunki przystąpienia do zamówienia:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki:

1. udokumentują fakt posiadania doświadczenia w obsłudze imprez plenerowych jednorazowo na minimum 5 tys. osób,
2. posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
3. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 

Ocena spełnienia warunków nastąpi na podstawie załączonych przez Wykonawcę do oferty dokumentów i oświadczeń. 

5.  Wymagania dotyczące ceny oraz sposób oceny ofert.

1. Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie jednej kwoty, którą przekaże Organizatorowi za całość przedmiotu zamówienia – należy podać kwotę netto w dwóch wariantach:
2. z wykorzystaniem własnego zabezpieczenia energetycznego (agregat prądotwórczy) 
3. z wykorzystaniem zabezpieczeń energetycznych przygotowanych przez Organizatora, według Formularza Ofertowego stanowiącego załącznik do niniejszego zaproszenia. 
4. Wykonawcy mogą składać oferty wspólne. Wykonawcy nie mogą powierzać podwykonawcom usług będących przedmiotem zamówienia. Jeden Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę (pod rygorem pozostawienia bez rozpoznania wszystkich ofert danego Wykonawcy). Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez Wykonawcę oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Wykonawcy do wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Wykonawcy będzie skutkowało wykluczeniem takiego Wykonawcy z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym Formularzem Ofertowym. 

6. Kryterium oceny ofert:

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający kierować się będzie kryterium: cena – 100% za całość przedmiotu zamówienia. 

7.  Termin realizacji zamówienia oraz zapłata na rzecz Zamawiającego:

10 lipca 2022 (niedziela). Miejsce: Lądowisko w Gryźlinach. Przelew: do 15 lipca 2022 r.

8.   Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty:

1. Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.  Wszelkie dokumenty i informacje składane w niniejszym postępowaniu powinny być sporządzone w języku polskim (sporządzone w innym języku nie będą rozpatrywane). Oferty są przygotowywane i składane na koszt Wykonawcy. Na ofertę składają się następujące dokumenty:

a/ Formularz Ofertowy – przygotowany według wzoru stanowiącego załącznik do zaproszenia do składania ofert. Formularz Ofertowy musi być podpisany przez Wykonawcę (oferty nie podpisane nie będą brane pod uwagę i zostaną pozostawione bez rozpoznania). 

b/ dodatkowe oświadczenia i dokumenty potwierdzające obsługę w zakresie gastronomii imprez plenerowych na minimum 5 tys. osób.

2. Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Organizatora, w terminie ustalonym z Organizatorem, jest zobowiązany do zawarcia umowy z Organizatorem. Umowa zostanie zawarta w miejscu i czasie wskazanym przez Organizatora. W razie braku zawarcia umowy przez Wykonawcę w powyższym terminie, Organizator będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym Wykonawcą, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę.

3. Organizator nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych od rozstrzygnięć Organizatora podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia. 

4. Organizator zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podawania przyczyn takiego zakończenia postępowania.

5. Formularz Ofertowy można złożyć w siedzibie Fotowoltaika Gryźliny Sp. z o.o. w terminie do 6 czerwca 2022 r., do godz. 14.00.

6. Oferty złożone po tym terminie nie zostaną rozpoznane. Organizator skontaktuje się z wszystkimi, którzy złożyli oferty, informując ich o ostatecznym rozstrzygnięciu tj. wyłonionym Wykonawcy w ciągu 7 dni od terminu wskazanego, jako ostateczny termin składania ofert. 

7.  Dopuszcza się również możliwość przesłania Formularza Ofertowy drogą elektroniczną (e-mail) na adres: fotowoltaika@powiat-olsztynski.pl. Warunek: Dokumenty, którymi Wykonawca dysponuje w formie papierowej, a są niezbędnymi załącznikami do oferty, należy przesłać w formie pliku graficznego oddającego treść dokumentu. Organizator zastrzega sobie prawo do wglądu do oryginałów dokumentów przed podpisaniem umowy na realizację usługi, w przypadku kiedy oferta przesłana drogą elektroniczną okaże się najkorzystniejsza.

8. Ofertę wraz z Formularzem Ofertowym należy złożyć w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem: 

Fotowoltaika Gryźliny Sp. z o.o., Gryźliny 64, 11-034 Stawiguda z dopiskiem: Oferta na: Gastronomia – Piknik Gryźliny 2022. 

W przypadku oferty złożonej pocztą elektroniczną w/w Formularz Ofertowy – jako załącznik – w nagłówku powinien zawierać opis: Oferta na Gastronomia – Piknik Gryźliny 2022.  W temacie wiadomości należy również wpisać: Oferta na: Gastronomia – Piknik Gryźliny 2022.

Z poważaniem

Adam  Sternicki

Prezes Zarządu Fotowoltaika Sp. z o.o.